リーダ会議で喧々諤々できていますか？ | 公式な会議だけでは、意思疎通は不十分
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皆さんのプロジェクトでも、ITパートナ側のチームリーダ達が集まって行う週次ミーティングがあるのでは無いでしょうか。ユーザ企業側でも、同様の会議を持っているところがありますが、IT部門の定例会議の一環として開催されており、ITパートナ側が行っているリーダ会議とは異なるように思います。
ITパートナ側のメンバでも、チームリーダしか出ませんので、他メンバからは秘密の会議のように見えていることも多いです。実際、この会議では、非常にデリケートなことも話題にしますが、プロジェクトの円滑な運営のためには、欠かせない会議体です。今回は、リーダ会議が、どんな風に運営されているのか、お話していきます。
リーダ会議とは
リーダ会議の参加者は、各チームのリーダクラスです。自分のチームの状況を掌握しているリーダ達が集まって、プロジェクト全体の運営について、喧々諤々と議論する会議です。
ちょっと秘密めいた雰囲気があるのは、公式な進捗会議とは別に開催される会議だからです。ユーザ企業とITパートナで共有する会議体の一覧にも、載っていないことがほとんどです。
目的は、公式な会議では取り扱われないような内容について、議論することです。そのため、公式な会議では話さないことを、非公式な会議でこそこそ話しているように見られることもあります。
少し、例を見てみましょう。
デリケートな内容で、公の会議では議論しづらいトピック
ユーザ企業側の営業部長と経理部長の仲が悪いんです。どうしたら、生産的な議論をできるようになると思いますか？
公の会議では、人を責めることになり、話題にしづらいトピック
プロジェクト進捗会議でも報告されていますが、販売チームのデータ整備活動が遅れています。遅れている真の理由は何で、どうすれば解決すると思いますか？
ITパートナ内部のトピック
プロジェクト延伸が決まり、メンバのモチベーションが下がっています。どうすれば、皆のやる気を維持できるかのアイデアを貰えますか。
こうやってみると、公の会議とは別に、こういったリーダ会議が無いと話しづらいトピックが結構あることが分かると思います。
情報流通の要でもある、リーダ会議
以前の回 ”PMOは足でかせぐ [適切な情報流通を実現するには工数がかかる]” でもお話しましたが、ユーザ企業内の情報流通は滞りがちです。一般的に、ユーザ企業は、プロジェクト型の仕事に慣れていません。また、ITプロジェクトに参加するメンバは、それまで、バラバラな部門で仕事をしており、バックグラウンドが異なります。
そのため、ユーザ企業の人達は、ITプロジェクトでの円滑な意思疎通に慣れていないことが多いです。
そういったなかで、ITパートナのPMOが中心となって、情報流通を担いますが、そのもとになっているのが、リーダ会議になります。リーダ会議で、PMOが色々な情報を流通させるのです。
そのため、プロジェクト内の情報流通が十分行われるかは、リーダ会議のなかで、どれだけ活発に議論が行われるかに依存します。
参加者全員が、積極的に問題提起をするとともに、他のチームの意見にも耳を傾けるといったことができていれば、心配ありません。一方で、欠席者が多かったり、真剣に参加していない人が多いようなリーダ会議の場合には、プロジェクトがうまく回ることが難しいように思います。
今回は、参加していない人達から見ると、秘密会議のように見えるリーダ会議について、お話しました。実際、秘密のトピックを議論することが多いです。理由は、公式の会議で取り上げるのは、差し障りがあるからです。
プロジェクトを円滑に回すためには、リーダ会議で喧々諤々の議論ができるように運営することも、非常に大切な要素となります。
最後まで読んで頂き、ありがとうございました。ご意見・ご感想を頂けますと幸いです。
ITプロジェクト研究会
