プロジェクト全体進捗会議は、粛々と、しかし、意思を持って運営されているか
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どんなプロジェクトでも、プロジェクト全体の進捗会議はあると思います。また、ITパートナには、プロジェクト全体進捗会議のアジェンダひな形や報告フォーマットなどもアセットとして蓄積されていると思います。
しかし、それゆえに、単純な報告会になってしまい、意思を持った会議運営ができていないプロジェクトも多いように見えます。今回は、プロジェクト全体進捗会議の役割とは何なのか、何を意識して運営すべきなのかについて、お話していきます。
プロジェクト全体進捗会議の役割
以前の回 "リーダ会議で喧々諤々できているか [公式な会議体を補完する役割]" では、リーダ会議の重要性についてお話しました。今回は、公式な進捗会議であるプロジェクト全体進捗会議がテーマです。
プロジェクト全体進捗会議には、様々な人たちが参加します。業務側からも、営業部長や経理部長といった方々が参加されることもあります。そういった方々は、この全体進捗会議でしか、プロジェクトの状況を聞かないということも稀ではありません。
そのため、そういった方々にも、誤解なく、分かりやすく状況を説明していくことが非常に重要になります。そのため、整然と会議が進行するということが、とても大切です。
そこで、様式が非常に大事なり、先ほどもお話したように、ITパートナには、アジェンダや報告フォーマットがたくさん蓄積されています。しかし、それだけが、全体進捗会議の意義ではありません。
プロジェクト全体進捗会議のもうひとつの役割
以前の回でもお話しましたが、全体進捗会議をどう運営されるかは、用意されるアジェンダによって決まります。つまり、様々な関係者が集まる場で、何を知ってもらい、何を議論するのかは、決められるのです。
これは、プロジェクトをどのように進めていくのかに直結します。そのため、全体進捗会議をどのように運営するかは、毎週とても考えて決めなければいけません。
そのため、多くのプロジェクトでは、事前ミーティングを持ち、ユーザ企業とITパートナの双方のプロジェクトリーダが膝詰めで、毎週の全体進捗会議で、何を話すか、何を議論すべきかを話し合います。
前述したように、プロジェクトの参加メンバは、様々なところから招聘されています。そのため、何もしなければ、バラバラな方向を向いてしまい、的確で効率良いプロジェクト運営になりません。
プロジェクト全体進捗会議の大きな役割は、そういったバックグラウンドの異なる人達に、状況の公式見解を提供するとともに、向かうべき方向・指針を与えることです。そうやって、プロジェクトメンバ全員を、同じ方向に向かわせていくということが大きな役目となります。
プロジェクト全体進捗会議は、淡々としていて、面白みのない会議だと思っている人も多いと思います。しかし、それで良いのです。様々な関係者が、短時間で効率よく、全体状況や方針を理解することを目的としているからです。一方で、関係者が一堂に会する機会でもあるので、プロジェクトをどの方向に導いていくのかを指し示す場にもなります。
こういったプロジェクト全体進捗会議の意義をよく理解して、運営することが重要です。それを意識するかしないかで、本当にあまり意味のない会議になるのか、極めて戦略的によく考えられた会議になるのかが決まってきます。
最後まで読んで頂き、ありがとうございました。ご意見・ご感想を頂けますと幸いです。
ITプロジェクト研究会
