なぜプロジェクトの可視化は重要なのか？｜経験豊富なPMほど「見える化」を重視する理由
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プロジェクトでは、「まずは開発を進めよう」「可視化は、後でまとめればよい」という判断がよく行われます。
確かに短期的に見ると、その判断は合理的です。可視化には工数が掛かり、成果物が直接増えるわけではありません。現場としては、その時間があれば、設計や開発、テストを進めたいと考えるでしょう。
しかし、多くの問題プロジェクトを経験したプロジェクトマネージャ（PM）ほど、この考え方には慎重になります。なぜなら、プロジェクトは「問題があること」で失敗するのではなく、「問題が見えなくなること」で失敗するからです。
本記事では、プロジェクト可視化の重要性と、経験豊富なPMほど可視化を重視する理由について解説します。
可視化を重視するプロジェクトほど、立て直すことができる
「問題があるプロジェクト＝失敗するプロジェクト」ではありません。実際には、多くのプロジェクトが何らかの問題を抱えながら進んでいます。
重要なのは、問題があることを認識できているか です。
問題が見えていれば改善できる
問題が可視化されていれば、
- 原因を分析できる
- 優先順位を決められる
- 支援が必要なチームが分かる
- 意思決定ができる
という改善サイクルを回すことができます。可視化は、改善活動のスタートラインです。
💬 PMの視点
- 「課題があること」は悪いことではない
- 「課題が見えていないこと」の方が、はるかに危険
見えていない問題は存在しないことになる
可視化されていない問題は、会議でも議論されません。結果として、
- 「順調です」
- 「大きな問題はありません」
という報告だけが続きます。
しかし、実態としては課題が蓄積し、ある日突然、大きな問題として表面化します。
問題がないのではなく、「見えていないだけ」なのです。
なぜプロジェクトでは可視化が後回しになるのか
では、なぜ可視化の重要性は理解されているにもかかわらず、多くのプロジェクトで後回しになるのでしょうか。
その理由は、現場にもPMにも、それぞれ合理的な事情があるためです。
現場は可視化よりも作業を優先したい
現場からすると「その時間があるなら開発を進めたい」と思うのは当然です。
現場は、自分の担当業務を最も理解しています。そのため、現場の人たちにとって、可視化は、
- 余計な作業
- 報告資料作り
- 管理のための仕事
のように見えてしまいます。
現場から見た可視化
| 現場の認識 | 実際の役割 |
| 工数が増える | 状況共有の基盤になる |
| 報告資料を作る仕事 | 意思決定を支える仕事 |
| 自分には不要 | プロジェクト全体には不可欠 |
PMも「自分は見えている」と思いやすい
PMも、同じような落とし穴にはまります。
チームメンバーと毎日話をしているため、「状況は把握できている」と思い込みやすいのです。
しかし実際には、
- チームAから聞いた話
- チームBから聞いた話
- 協力してくれているITパートナから聞いた話
などが頭の中にあるだけで、
プロジェクト全体として整理された情報、多角的に裏取りされた情報ではありません。
可視化は、PM自身が状況を整理するためにも必要なのです。
短期的には可視化しない方が、効率的に見える
また、可視化を省略すると、
- 会議時間が短くなる
- 報告資料を作らなくて済む
- 開発時間を増やせる
そのため、短期的には効率的に見えます。特に「自分には、現場が見えている」と思っている場合は、尚更です。
しかし、その「効率」は、時間が経つほど失われていきます。
経験豊富なPMほど可視化を重視する理由
経験豊富なPMは「可視化を怠った結果、痛い目に会っている状況」を何度も見ています。そのため、「まず見える化しよう」という思考が、自然に働きます。
小手先の対応は後半で限界を迎える
問題を整理せず、
- とりあえず進める
- 後で整理する
- 今は、目の前の作業を優先
という判断を繰り返すと、問題は蓄積し続けます。そして後半になると、遅延や品質問題などが一気に噴き出します。
可視化は報告ではなく意思決定のためにある
可視化は、経営層へ説明するためだけではありません。一番恩恵を受けるのはPM自身です。
可視化されていなければ、
- 優先順位決定
- 支援の要否確認
- リスク判断
ができません。
つまり、可視化はPMのための仕事 なのです。
問題プロジェクトの立て直しで最初に行われるのも「可視化」
これは、多くの立て直しプロジェクトで共通しています。
炎上プロジェクトに投入された立て直しチームが、最初に行うことは何でしょうか。
それは開発ではありません。現状の可視化です。
立て直しチームはまず現状を整理する
立て直しでは、まず、
- 作業計画と進捗・課題の確認
- 成果物の対象と、その中身（出来具合）の確認
- 現場チームへのヒアリング など
を徹底的に実施します。
つまり、「今、何が起きているのか」を把握するところから始めます。状況確認をしないまま、何らかの作業を支援を始めたりはしません。
見える化なくして立て直しは始められない
問題が見えていなければ、
- 何を優先すべきか
- どこへ応援を出すべきか
- 何を延期するべきか
を判断できません。立て直しとは、まず可視化することが必要となります。
平常時に可視化していれば立て直しは不要だったかもしれない
少し皮肉な言い方になりますが、多くのプロジェクトでは、
炎上すると「まずは、可視化をする必要がある」ということになる
つまり、最初から可視化していれば、多くの炎上は防げた可能性があります。
可視化は必ず歓迎されるわけではない
可視化が難しい理由は、技術ではありません。人の心理です
可視化は問題を白日の下にさらす
可視化すると、
- 遅れているチーム
- 問題の多い領域
- ボトルネック
が明らかになります。そのため、「そんな資料は出したくない」という反応が起こるのは自然です。
可視化は人を責めるためではない
本来、可視化されるべきなのは、人ではなく、問題です。
問題を早く見つければ、
- 支援できる
- リスクを下げられる
- 炎上を防げる
ようになります。
PMO・事務局が可視化を支える
優れたプロジェクトには、必ずと言ってよいほど、可視化を推進する役割があります。それが、PMOやプロジェクト事務局です。
PMOは嫌がられても必要な情報を集める
現場は忙しいため、
- 報告を後回しにする
- 更新を忘れる
- 面倒だと思う
ことがあります。それでも、PMOは、必要な情報を粘り強く集めます。
これは嫌われる仕事かもしれません。しかし、
プロジェクト全体を守るためには欠かせない仕事です。
PMOはプロジェクトを制御するための組織である
PMOの仕事は、資料を作ることではありません。可視化によって、PMが正しい意思決定を行える状態を維持することです。
だからこそ、優れたPMOほど、可視化に妥協しません。
可視化は、報告資料を作るための活動ではありません。プロジェクトを制御し、問題を早期に発見し、適切な意思決定を行うための基盤です。
経験の浅いPMほど、「まず作業を進めよう」と考えがちです。一方で、経験豊富なPMは「まず状況を見えるようにしよう」と考えます。そして、問題プロジェクトの立て直しに入る専門家も、最初に取り組むのは現状の可視化です。
この事実は、可視化が「ステアリングコミッティなどの報告のために行う追加作業」ではなく、「プロジェクトを成功に導くための必須活動」であることを示しています。
プロジェクトは、見えている問題で失敗することは少なく、見えていない問題で失敗します。
だからこそ、経験豊富なPMほど、日々の可視化を何よりも大切にしているのです。
最後まで読んで頂き、ありがとうございました。ご意見・ご感想を頂けますと幸いです。
ITプロジェクト研究会
